O que muda na era digital num gabinete de contabilidade

O que muda na era digital num gabinete de contabilidade 

Face à importância da matéria referente à era digital, o que muda na era digital num gabinete de contabilidade, a CRN-Contabilidade sendo um gabinete de contabilidade versátil e atento às alterações do ramo de atividade de contabilidade e consultoria alerta relativamente ao destaque do RGPD.

 

Que novas regras estão a surgir na era digital num gabinete de contabilidade?

Na era digital num gabinete de contabilidade estão a surgir novas regras de como armazenar, tratar e proteger ficheiros e dados, essas regras são:

 

  1. O software de gestão indicará à priori a informação total da empresa que o gabinete de contabilidade possui;
  2. O Gabinete de contabilidade deve obter cópias físicas e na nuvem;
  3. Possuir anti-virus atualizado com proteção de dados pessoais;
  4. Elaborar contratos de trabalho e de prestação de serviços com RGPD incorporado.

 

Quais as precauções a tomar na era digital?

Aconselhamos a precaver-se e como também indicamos quais as precauções a tomar na era digital, logo à priori, nos pontos indicados abaixo:

 

  1. Os seus clientes confiam no gabinete de contabilidade, cabe ao gabinete organizar adequadamente a informação prestada pelo cliente;
  2. Proteger os computadores com software apropriado;
  3. Possuir um software original é pertinente;
  4. Evite multas por falta de contratos que possuem as regras que regem o RGPD;
  5. A modernização do seu gabinete de contabilidade pode trazer maior segurança e pode ser uma métrica relevante para o seu cliente.

 

 

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A documentação das empresas é uma métrica importante na contabilidade?

Face à importância da verdade contabilística é importante que saiba que a documentação das empresas é uma métrica importante na contabilidade, desse modo reveja as vantagens:

 

  1. Maior coesão financeira;
  2. As empresas ao declararem as suas vendas podem trazer um status positivo à sua organização;
  3. Pode enviar a documentação digitalmente, mas o seu armazenamento original é fucral, evitará complicações futuras, enquanto gabinete de contabilidade;
  4. A documentação é importante para a interpretação técnica quanto ao enquadramento das vendas e despesas das empresas, como também viabilizar o documento para a contabilidade.

 

 

Como proteger os dados dos funcionários e dos clientes?

É importante as empresas adotarem medidas como proteger os dados dos funcionários e dos clientes, bem como a sua privacidade, contudo é importante realizar um contrato ou um documento que comprove a validação para tratar dos seus dados para fins de processamento de ordenados ou outros fins acordados, apoie as empresas a adotar medidas.

 

 

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Como armazenar a documentação dos clientes?

Há vários tipos de armazenamento ou soluções de modo a sabercomo armazenar a documentação digital dos clientes com maior eficácia.

Segue algumas soluções de armazenamento, abaixo:

 

  1. Dropbox;
  2. Onedrive;
  3. GoogleDrive; (Agora incorporada com o Outlook);
  4. Soluções My Cloud; 
  5. NAS (Com solução de Backups).

 

Também pode encontrar empresas com soluções informáticas para gabinetes de contabilidade que integram pacotes de software e hardware com armazenamento de dados incluído.

 

Essas soluções podem contemplar um pacote informático com os seguintes requisitos:

 

  • Software Anti-Virus;
  • Software de Gestão Primavera;
  • Personal data manager (Garante o RGPD);
  • My Cloud.

 

 

 

O que veio mudar com o RGPD?

Elaborámos uma tabela que espelha o que veio mudar com o RGPD,

 

Conhecer os dados que são geridos

 

Saber como pode recolher os dados, saber o tipo de dados pessoais e os quais as empresas trabalham, tal como onde a informação é armazenada.

 

Conhecer as equipas

 

Conhecer de forma eficaz quem lida com os dados dos profissionais e das empresas, sendo que estão envolvidas diariamente com os dados pessoais dos trabalhadores das mesmas.

 

Definir o ponto de partida

 

 

Identificar a fase inicial do projeto permite identificar através de roadmap as áreas criticas à priori relativamente à informação da empresa e das pessoas envolvidas, pode-se começar por ai.

 

 

Adotar políticas de segurança e privacidade a respeitar

 

 

Adotar políticas de segurança e privacidade a respeitar  

 

O âmbito legal que as empresas adotam nos dias de hoje na recolha e no tratamento de dados essas métricas devem ser detetadas, de modo a que os utilizadores que acedem e trabalham com dados de forma segura, sobretudo com total transparência.

 

 

 

Data Protection Officer (DPO)

 

 

Aconselhamos se a empresa possuir uma organização expressiva quanto a pesssoas deve nomear uma pessoa responsável com os dados, ou seja um Data Protection Officer (DPO) que assuma. Responsabilidade da mobilidade dos dados dentro da organização, com responsabilidade e conformidade, todo o envolvimento da estrutura começando na gestão de topo até aos processos de baixo nível.

 

 

Vantagens

Seguir as novas regras permite:

 

  1. Uma maior organização;
  2. Mais qualidade;
  3. Menos perda de informação ou nenhuma;
  4. Saberá à priori que frequenta a sua organização;
  5. Permite maior harmonia;
  6. Proporciona menos Setups;
  7. Proporciona menos excesso de processamento;
  8. Ajudá a cumprir com o RGPD;
  9. Protege a sua organização;
  10. Limita a fuga de informação do seu negócio.

 

Conclusão

Na era digital num gabinete de contabilidade permite uma maior segurança, como para qualquer negócio, relativamente ao RGPD, contando com o ERP da primavera que possui um motor de busca que garante o RGPD, mais rapidez e coesão na manipulação de dados. Os dados pessoais dos seus clientes, dos trabalhadores, de todas as pessoas envolvidas na sua estrutura estão protegidas nesta nova era digital.

 

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A CRN-Contabilidade partilha informação pertinente a qualquer profissional, sendo que informação é poder, contudo pode sempre existir atualizações ou detalhes mais concretos referente a esta matéria em que pode aprofundar no site da comissão europeia, onde vai encontrar: