METODO KEIZEN NA CONTABILIDADE - O QUE É?

Metodo KeIZEN na contabilidade - O que é?

         

A termologia Kaizen teve origem após a derrota Japonesa no final da Segunda Guerra Mundial aquando da noção do Japão como um país derrotado com uma economia frágil e com dívidas. A palavra Kaizen traduzida origina a expressão “mudar para melhor” abordamos o metodo keizen na contabilidade.

O objetivo principal neste tema é a melhoria continua , do modo, que as organizações aplicam. A aplicação da ferramenta 5S permite uma que a área de trabalho se torne mais eficaz e consequentemente o processo de melhoria flua continuamente, esta aplicação ajuda a organizar e padronizar o local de trabalho eliminando atividades de geram desperdício.

          Na implementação é necessário cumprir um conjunto de passos importantes:

  1. Definir o líder do projeto;
  2. Definir a equipa;
  3. Identificação da oportunidades de melhoria;
  4. Estabelecer metas e objetivos;
  5. Construir um plano de ação;
  6. Executar as atividades do plano;
  7. Monitorizar e avaliar os resultados.

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Método Kaizen na Contabilidade

            Na Área da Contabilidade tudo está associado a prazos impostos por entidades externas à organização onde incorrem coimas associadas ao incumprimento dos mesmos. Neste caso sendo um aspecto de especial preocupação para a organização, é necessário  organizar todos os processos de modo a haver uma maior otimização.

            É por isso que o Método Kaizen é de extrema importância uma vez que para que seja atingido o objetivo, não é necessário um investimento financeiro mas sim:

  • Aumento da produtividade;
  • Rentabilização dos recursos económicos;
  • Eliminação dos desperdícios;
  • Redução dos tempos de produção;
  • Otimização dos equipamentos utilizados.

Vantagens e Desvantagens Do Método Kaizen

Vantagens:

  • Melhoria contínua;
  • Valores da empresa;
  • Todos fazem parte da mudança;
  • Aceitar novas ideias.

Desvantagens:

  • Mudanças profundas na mentalidade e processo de funcionamento;
  • Alteração no estilo de gestão da empresa;
  • Difícil implementação dada a resistência a contrariedade dos colaboradores.

 

Conclusões

O sucesso proveniente do método Kaizen têm origem no fato de todo estarem envolvidos no processo de melhoria continua e assim, todos estão focados, conscientes e motivados por fazer parte do processo.

Os pontos importantes no desenvolvimento do Método Kaizen são de extrema importância no desenvolvimento

ideal de uma organização deste modo a aplicação do mesmo num escritório de contabilidade é crucial para a otimização dos processos.

 

 

Melhoria Continua

O Modelo de Melhoria Contínua é um processo que não deve ser associado somente a grandes organizações. Todas necessitam de analisar de forma fundamentada o seu desempenho no mercado e procurar soluções capazes de colmatar as suas necessidades.

            É um método capaz de aprimorar as condições de trabalho, aumentar a produtividade interna e garantir a satisfação dos clientes. No entanto a implementação de todos os processos a ele inerentes não é simples, é necessário um bom planeamento estratégico, conhecimentos de gestão, comprometimento coletivo e recursos suficientes.

            O modelo mais utilizado nesta tipologia de processos é a o PDCA: Plan, Do, Check, Act.

  • Planear – definir o problema e a abordagem para resolvê-lo;
  • Fazer – Executar o plano de ação estabelecido;
  • Verificar – Estudar a abordagem e avaliar os resultados;
  • Agir – Depois de receber feedback das etapas anteriores, implementamos uma nova solução.

Vantagens e Desvantagens Da Melhoria Contínua

Vantagens:

  • Conquistas a curto, médio e longo prazo;
  • Redução dos custos;
  • Aumento da competitividade da marca;
  • Produtividade dos funcionários;
  • Redução dos erros ocorrentes nos procedimentos internos;
  • Maior satisfação dos clientes;
  • Desenvolvimento da liderança.

Desvantagens:

  • Difícil implementação dada a resistência a contrariedade dos colaboradores;
  • Método que exige compromisso e trabalho árduo;
  • Aplicação transversal a diferentes departamentos pode causar atrasos por questões burocráticas;

Falta de conhecimento das ferramentas de qualidade e estatística utilizadas no desenvolvimento do processo.

 

ISO 9001

A ISO 9001 é uma norma internacional criada pelo Comité Técnico Quality Management and Quality Assurance que consiste num sistema de gestão responsável por garantir a otimização dos processos a fim de satisfazer os clientes e alcançar o sucesso sustentado de uma organização.

               Atua como um procedimentos no auxílio do gestor em encontrar e implementar os melhores processos para a sua organização. Para além desta finalidade, permite também documentar a cultura da organização, bem como manter a qualidade dos bens e serviços prestados aquando do crescimento do negócio.

               Para implementar a norma, é necessário que a organização disponha das seguintes requisitos:

  • Determinar a competência das pessoas incluídas no processo;
  • Assegurar a eficácia do metodo;
  • Tomar ações para a aquisição de novas competências e avaliar os processos tomadas;
  • Reter informação documentada, como prova das competências adquiridas.

 

Vantagens e Desvantagens Da Qualidade ISO 9001

Vantagens:

  • Organização da organização;
  • Garante qualidade aos clientes;
  • Melhoria nos procedimentos;
  • Aumento de produtividade;

Desvantagens:

  • Tempo necessário para desenvolvimento do sistema;
  • Custos para implementar e manter;
  • Inflexibilidade burocrática;
  • Dificuldade em manter o entusiasmo do pessoal.

 

A Certificação ISO 9001 demonstra ao cliente o compromisso da organização para com a qualidade do produto ou serviço prestado, ou seja, todos apresentam as mesmas características e padrões de qualidade. A certificação apresenta como principal objetivo o aumento das vendas e consequentemente do lucro.  

Para obter a Certificação ISO 9001 é necessário a organização cumprir um conjunto de requisitos da qualidade de acordo com a norma, ou outro metodo como por exemplo gestão ambiental ou de tecnologias de informação. O processo até à certificação requer a passagem pelas seguintes fases:

  • Definição do método de implementação adequa do;
  • Definição da equipa;
  • Diagnóstico e Planeamento;
  • Implementação dos requisitos da norma;
  • Executar uma auditoria interna;
  • Contratar uma auditoria de certificação.

 

Realizado por: Verónica Toste

Mestrada em Contabilidade & Fiscalidade