a six sigma

A Six Sigma

A Six Sigma é uma metodologia de gestão empresarial composta por um conjunto de práticas desenvolvidas com o intuito de corrigir defeitos na qualidade dos processos desenvolvidos nas organizações e consequentemente realizar uma otimização dos mesmos processos através da redução dos custos desnecessários. É desenvolvido com a finalidade de promover a nível organizacional um conjunto de mudanças que desenvolvam diferentes formas de gestão e adminstração.

Os recursos que o tornam distinto das restantes metodologias existentes são:

  • Foco em obter retorno financeiro mensurável e qualificável;
  • Ênfase maior na liderança;
  • Decisões tomadas com base em dados verificáveis e métodos estatísticos.

 

DMAIC - As 5 Etapas

        

A metodologia do DMAIC - As 5 etapas encontra-se baseada em:

 

  Sixsigma

Definir: determinar o problema para resolver e os pontos mais importantes na qualidade dos processos envolvidos no negócio.

  • Criar a equipa para trabalhar no projeto;
  • Seleccionar os problemas de forma objetiva;
  • Foco nos projetos viáveis e relevantes;
  • Refletir sobre possíveis melhorias.

Para auxiliar no desenvolvimento desta etapa podem ser o utilizados o método Brainstorming e análise dos KPI’s.

Medir: medir e avaliar o desempenho destes processos.

  • Avaliar o desempenho do processo e analisar quantitativamente antes de aplicar ações;
  • Recolher dados e informações sobre o processo;
  • Determinar possíveis causas dos problemas.

Para auxiliar no desenvolvimento desta etapa podem ser o utilizados métodos como: Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe), Análise de Pareto e Matriz (Causa e Efeito).

 

Analisar: estudar os dados recolhidos para encontrar a possível origem dos problemas nos processos, assim como identificar oportunidades de melhoria.

  • Detetar a causa dos problemas que interferem nos processos;
  • Analisar as melhores formas de resolver os problemas;
  • Criar oportunidades de melhoria.

Para auxiliar no desenvolvimento desta etapa pode ser utilizado o método dos 5 Porquês.

 

Melhorar: realizar a otimização dos processos, através da implementação de soluções que atuem quer na correção como na prevenção de problemas.

  • Testar previamente as ações de melhoria (determinar previamente os prós e contras);
  • Exectutar um plano de ação de acordo com as necessidades do processo;
  • Implementar as mudanças no processo.

Para auxiliar no desenvolvimento desta etapa pode ser utilizado o método 5W2H.

 

Controlar: acompanhar o efeito das medidas implementadas (curto, médio e longo prazo).

  • Estabelecer critérios de controlo (check-lists, estatísticas);
  • Analisar os retornos (financeiros ou não) do processo;
  • Atualizar os procedimentos para uma melhoria contínua.

Para auxiliar no desenvolvimento desta etapa pode ser utilizado o método Cartas de Controlo.

 

 

Six Sigma na Contabilidade

 

              A Six Sigma na contabilidade apresenta um papel de extrema importância, na optimização de todos os processos que estão inerente à actividade. Sendo a Contabilidade uma área onde existem muitas obrigações com prazos de entrega externos (Autoridade Tributária e Segurança Social) permite definir os objetivos a alcançar e os prazos pretendidos para organização do trabalho na empresa. Independentemente desta definição de prazos externos a cumprir, estão também muitas vezes associados ao trabalho diário na área da contabilidade um conjunto de objetivos internos que sendo uma actividade com diversos intervenintes (internos e externos) podem prejudicar o cumprimento de alguns dos objetivos.

              Neste caso, é essencial a implementação desta metodologia na contabilidade, uma vez que a mesma permite detectar a origem dos problemas relacionados com os processos desenvolvidos.

              Este método utilizado permite desenvolver processos mais eficientes onde todos os intervenintes se encontram mais focados no cumprimento dos objetivos previamente estabelecidos, uma vez que é definido por  um fluxo de trabalho diferente do habitual.

              Na globalidade do desenvolvimento dos processos com base nesta metodologia no área da contabilidade promove uma maior adesão dos funcionários às ferramentas do Six Sigma  e consequentemente um aumento da satisfação do cliente.

 

Vantagens e Desvantagens Da Six Sigma

A comparação das vantagens e desvantagens da six sigma espelha que a aposta nestas metodologias da six sigma resulta num enorme impacto em todas areas de negócio.

 

Vantagens:

  • Fácil desenvolvimento e implementação;
  • Processos mais eficientes;
  • Trabalho com base no cumprimento de objetivos;
  • Detecção de problemas que causam constrangimentos;
  • Aumento da satisfação dos clientes;
  • Envolvimento da equipa;
  • Redução de custos desnecessários.

 

Desvantagens:

  • Processo com várias etapas;
  • Diferente fluxo de trabalho;
  • Resultados a médio/longo prazo;
  • Necessidade de um trabalho intensivo e que consome muito tempo.

 

Imagem de Workperch e Unsplash

Conteudo produzido por: Veronica Toste - Mestrada em Contabilidade e Fiscalidade